Mit dem heutigen Beitrag folge ich der Einladung von Sebastian Prohaska von ItHelps zur Blogparade zum Thema „Wie organisierst du dich“. – Vielen Dank für die Einladung zu diesem sehr spannenden Thema, das nicht gerade zu meinen Lieblingsbeschäftigungen gehört … obwohl mir auch sehr bewusst ist, dass es wichtig ist.

Dies ist eher ein Beitrag einer organisiert Unorganisierten – oder einer unorganisiert Organisierten. Wie man’s nimmt.  🙂

Dies ist ein Beitrag für die eher nicht so technik-affinen unter uns, die wenig Lust auf Tools und Apps haben.

Um das noch mal klarzustellen: Ich bin ordentlich. – Schon immer gewesen. Der Ordnungs-Streber der Familie. Mein Vater war beeindruckt. Insofern kann man nicht sagen, dass ich unorganisiert bin. Die Wohnung ist meistens halbwegs aufgeräumt. Wenn mein Schreibtisch überquillt kriege ich die Krise. – Ich brauche in meiner Umgebung eine gewisse Klarheit und Struktur, sonst kann ich nicht klar denken.

 

Mein Geständnis gleich vorweg: Ich steh total auf Aufschreiben und auf Papier. Wenn ich etwas aufschreibe kommt es anders in meinem Gehirn an. Das war schon immer so. Bereits in der Uni habe ich mit der Hand geschrieben, was das Zeug hielt, auch als es dann endlich Computer gab.

In den letzten Jahren bin ich zwar vermehrt dazu übergegangen, Dinge direkt in dem Computer festzuhalten, aber alles, was ich mit der Hand aufschreibe, prägt sich mir besser ein, wird besser von meinen Synapsen verarbeitet und gerät nicht so leicht wieder in Vergessenheit.

 

Wie ich mich organisiere

1. Tool: Mein absoluter Jahres-Riesen-Braindump

Die Grundlage meiner Jahres-, Monats- und Wochenorganisation bildet ein Riesen-Brainstorming oder –braindump. Das bedeutet (in freier Übersetzung): Alles muss raus. Aus dem Hirn. Immer wieder. Das ist wichtig, wenn du dich erfolgreich organisieren willst. Es muss raus und festgehalten werden, so dass dein Kopf frei für die aktuellen Dinge ist, ohne dass du den Rest vergisst.

Ich mache also am Ende eines Jahres immer diesen Braindump. Dump bedeutet ‘etwas los-/abzulassen’, etwa so wie Müll. Alles, was mein Gehirn blockiert, kommt auf diesen Braindump. Alles, was ich in den nächsten 2 Jahren erreichen möchte. Ja, ihr habt richtig gelesen, mein Braindump geht mindestens für 2 Jahre (eher 3) und umfasst meine privaten wie auch beruflichen Wünsche, To-Dos und Vorstellungen: berufliche Pläne, Reisen, private Pläne und Wünsche, alles notiere ich. Auf Post-Its. Sind diese kleinen, bunten Zettelchen nicht einfach die wunderbarste Erfindung des 20. Jahrhunderts?!

Ich notiere immer in der Gegenwartsform, also nicht: „Ich werde ein Buch schreiben.“, sondern z.B.: „Ich beginne mein Buch zu schreiben.“ oder „Mein Buch ist fertig.

Wenn ich fertig bin habe ich so ca. 50 Post-Its – und mein Kopf ist leer…

Was ich dann damit mache?

Es gibt an meinem Arbeitsplatz 2 Whiteboards. Das eine ist für meine wöchentliche Planung, das andere für meine Jahres – /Monatsplanung.

Beginnen wir mal mit der Monatsplanung für ein Jahr: Jeder Monat hat eine Spalte, wie ein Stundenplan. Alle Post-Its für das jeweilige Jahr kommen dort hinein. In den Monat, in dem ich sie erledigen, bzw. erreicht haben möchte. (Da kommen übrigens auch die Dinge hinein, von denen ich noch gar nicht weiß, wie ich sie erreiche.) D.h. ich habe dann sagen wir mal 5 Zettelchen für Januar 2016, 7 für Januar 2016, 6 für Februar 2016 usw.

Am Monatsanfang werden diese nach Priorität 1-4 organisiert. Alle, die Priorität 1 haben, erledige ich in der ersten Woche des Monats, die mit Priorität 2 in der zweiten usw.. Die Zettelchen kommen also aus dem Monatsplan nach und nach in den Wochenplan. Regelmäßige Termine, wie zum Beispiel Sport haben einen festen Platz in meinem Wochenplan und aktuelle Termine, wie zum Beispiel Coachings oder Besprechungen werden über weitere Post-Its hinzugefügt.

Hört sich kompliziert an? – Ist es aber nicht. Und funktioniert für mich hervorragend. Es kommen auch immer wieder Zettel dazu, wenn mir etwas Wichtiges einfällt, was ich ebenfalls erreichen oder erledigen möchte. Und das Wunderbare ist: Ich kann die Zettel von der Pinnwand nehmen, zerknüllen und in den Papierkorb werfen! Gerade bei den Dinge, von denen ich nicht wusste, wie ich sie erreiche, ein hervorragendes Gefühl!

 

2. Tool: Mein Kalender

Ein Büchlein. Ja, ihr lest richtig. Ich, als Aufschreiber (das ist übrigens was anderes, als ein Aufschneider! 😉  ), habe einen richtigen Papierkalender, in dem ich meine Termine festhalte. Der liegt immer neben mir, begleitet mich und organisiert meine Woche zusätzlich zu dem Plan, der an der Wand hängt.

Obwohl…ich muss zugeben… das beginnt langsam nicht mehr so recht zu funktionieren. Und ich fange an, auch mit Google Calendar zu arbeiten. 3 verschiedene Orte sind dann doch etwas viel und ich brauche etwas für unterwegs. Es ist praktisch dort alles an einem Ort und gut miteinander koordiniert zu haben, so dass nichts miteinander kollidiert und ich Erinnerungen erhalte. (Das ist wirklich schick!)

Das wird wohl mein Tool der Zukunft sein, denn ich weiß, dass mein Papierkalender auf Dauer für die immer bunter werdenden Tagesaufgaben nicht ausreichen wird. Aber mein Wochenplan an der Wand, der bleibt mir erhalten.  🙂

 

3. Tool: Mein „To-Do-Heft“

Wir kommen zurück zum Aufschreiben. Mein To-Do Heft ist für meine täglichen To-Dos. Das sieht nicht besonders schön aus, ist nur praktisch. Ich benutze immer zwei Seiten für einen Tag. Auf der rechten Seite stehen die Tages-To-Dos. Das sind so 3-5 Dinge, die ich an dem Tag erledigen möchte. Nach Priorität von oben nach unten geordnet.

Auf der linken Seite stehen die To-Dos, die noch etwas Zeit haben. Auch das können so 3-5 sein. Wenn ich wenig Tages-To-Dos, aber noch viel Zeit habe, dann erledige ich diese Dinge auf der linken Seite.

Am Ende des Tages oder aber morgens, bevor ich anfange zu arbeiten, eröffne ich zwei weitere Seiten und Schreibe die To-Dos für den nächsten Tag auf.

Die nicht so wichtigen Dinge auf der linken Seite werden auch schon mal einige Tage mitgenommen. Wenn das zu lange dauert, kommen sie mit auf die rechte Seite!

Das ist ziemlich simpel und mag manchem zugleich zu kompliziert erscheinen. Ich weiß. Für mich funktioniert es aber und geht mir leicht von der Hand.

 

4. Tool: Schreibtisch sauber halten

Ein organisiertes Hirn braucht einen organisierten Arbeitsplatz. 😉  Wenn dir Papiere, Zettelchen, Notizen, Mitschriften und Downloads entgegen quillen ist das mit dem kreativen Denken schwierig. Denn dein Gehirn ist immer mit dem beschäftigt, was du siehst.: “Hach, das wollte ich mir ja noch ansehen! – Oh, das habe ich total vergessen! – Mensch, das muss ich jetzt aber wirklich endlich mal erledigen….!“. – Ein voller Schreibtisch verzeiht nichts. Ein voller Schreibtisch hält dich davon ab, klar zu denken. Er blockiert deinen Flow, denn er lenkt dich immer wieder ab.

Gegenmaßnahme ist eine organisierte Ablage – Ich habe Ordner zu verschiedenen Themen oder für verschiedene Arten von Unterlagen. Wichtig ist, dass ich die Unterlagen so sortieren, dass ich sie schnell und ohne langes Suchen wiederfinde. Notizen und Zettelchen landen entweder an der Wochen-Pinnwand oder im „To-Do-Heft’

 

5. Tool: Ein Heft für Gedankenblitze  😉

Ein Heft, was ich immer greifbar habe, ist dieses Heft für Gedankenblitze. Da kommt alles rein, was ich an Ideen oder Gedanken habe, die ich für mein Business verwerten könnte. Es ist mein ständiger Begleiter und ein lieber Freund, der alles, was mir so einfällt für mich beisammen hält. Immer wieder schaue ich dort hinein, klaue mir meine eigenen Ideen und lasse mich weiter inspirieren.

 

6. Tool: Mein Handy

Meine Handy ist mir ebenfalls eine wertvolle Organisationshilfe und es wird immer wertvoller. Die Apps, die momentan – neben Google Calendar – für mich wirklich nützlich sind, sind Pocket und Feedly.

In Pocket kann ich alle Artikel speichern, die ich auf Facbook oder Twitter sehe, wenn ich gerade keine Zeit oder Lust habe zu lesen. Dort habe ich sie immer zusammen, kann sie später nachlesen und habe auch gleich die Links parat, wenn ich fremden Kontent auf Social Media teilen möchte.

In Feedly ist es ähnlich. Dort kriege ich die Blogs und Beiträge zu Themen präsentiert, die mich interessieren. Ich kann Feedly immer wieder durchblättern und nach Inspiration, interessanten und für mich relevanten Inhalten suchen und auf dem Laufenden bleiben. Eine prima Quelle für alle möglichen Informationen.

 

Eine gute Organisation sollte die Dinge einfacher machen. Für dich. Share on X

 

Beim Schreiben dieses Artikel muss ich ehrlich gesagt schmunzeln. Meine Gedanken springen von Thema zu Thema. Alles andere als strukturiert und organisiert.

Was ist mein Fazit zum Thema, wie ich mich organisiere? – Organisation sollte die Dinge einfacher machen. Für dich. Deine Organisation muss DIR helfen und für DICH passen. Wenn dich gerne über deinen PC und dein Handy organisierst, mach das. Wenn du andere Wege bevorzugst, mach es dir so, wie es für dich stimmig ist. Es ist alles erlaubt, so lange du nicht zu viel Zeit verschwendest und sich deine Organisation leicht in deinen Alltag einfügt. Ich für meinen Teil werde beim Aufschreiben bleiben, denn es macht die Dinge für meinen Kopf leichter. Aber ich weiß auch, dass ich noch Verbesserungspotential habe und bin daher offen für alle Ideen und Anregungen von euch organisierteren Organisierten, die technische Tools toll finden und sie mir in Zukunft schmackhaft machen. Eure Anregungen und Tipps sind mir in den Kommentaren sehr willkommen!  😉

Hier noch mal der Link zur Blogparade von ItHelps, die noch bis zum 1. Dezember 2015 geht.

 

Ich wünsche dir ein außergewöhnliches Leben!

 

Deine Kiwi